Recuperarea TVA din Germania – Cum să recuperezi taxa pentru achiziții și combustibil? Ghid

Descriere audio: Ascultă ghidul despre cum să recuperezi TVA-ul plătit în Germania.

Cine poate solicita recuperarea TVA din Germania? (Condiții formale)

Nu fiecare achiziție făcută în Germania dă dreptul la o rambursare de la autoritatea fiscală germană. Pentru ca procedura VAT-REF (recuperarea taxei plătite în altă țară UE) să fie finalizată cu succes, trebuie să îndeplinești o serie de criterii stricte.

Conform directivei UE și legislației germane privind taxa pe valoarea adăugată (UStG), pot solicita recuperarea TVA din Germania entitățile care, în perioada la care se referă cererea:

• Sunt contribuabili activi ai TVA în România – firma ta trebuie să fie înregistrată ca plătitor de TVA în țara de reședință și să nu beneficieze de scutire de TVA.
• Nu au sediu sau punct permanent de desfășurare a activității în Germania – dacă ai un birou german și depui declarații locale de TVA, TVA-ul se deduce direct în Germania, nu prin procedura VAT-REF.
• Nu au vândut bunuri sau servicii în Germania – dacă firma ta a realizat vânzări în Germania, trebuie să fie înregistrată în sistemul german de TVA.

Recuperarea TVA pentru persoanele fizice vs. firme

De obicei, întrebarea este: „Pot, ca persoană fizică, să recuperez TVA pentru achizițiile făcute în Berlin?” Răspunsul este negativ. Procedura este destinată exclusiv întreprinderilor (recuperare TVA din Germania pentru firme). Pentru turiști există sistemul Tax Free, dar acesta se aplică doar rezidenților din afara UE.

Ce achiziții sunt eligibile pentru recuperarea TVA?

Autoritatea fiscală germană (Finanzamt) este riguroasă. Nu fiecare cheltuială pe care o consideră o firmă românească ca „cheltuială de afacere” va fi acceptată în procedura de recuperare a TVA.

În calitate de experți, am pregătit o listă cu cheltuielile care, în mod obișnuit, pot fi recuperate în siguranță:

• Combustibil pentru vehiculele de serviciu – atât motorină, benzină, cât și LPG. Pe factură trebuie să fie clar specificată taxa germană.
• Taxe de autostradă și utilizare a infrastructurii rutiere.
• Parcări (cu factură corectă, nu doar bon de parcare).
• Piese de schimb și reparații pentru mașinile de serviciu.
• Materiale de construcție și echipamente – pentru firmele din sectorul construcțiilor.
• Închirieri de utilaje (excavatoare, macarale, schele).
• Îmbrăcăminte de lucru achiziționată în Germania.
• Cazare în hoteluri – TVA pentru serviciile hoteliere (de regulă 7%).
• Taxe de participare la târguri și expoziții – bilete și standuri sunt complet deductibile.

Sfat expert German Tax: Pentru sectorul construcțiilor, este esențial să verifici dacă firma ta este considerată „punct permanent” în Germania. Dacă da, recuperarea prin VAT-REF nu este posibilă – trebuie să te înregistrezi în sistemul german de TVA.

Termene cheie și suma minimă de recuperare TVA (Germania)

Chiar și cererea bine documentată poate fi respinsă dacă nu respectă pragurile cantitative sau termenele limită. Germania este foarte strictă în această privință.

• 400 EUR – dacă soliciți recuperarea pentru o perioadă mai scurtă de un an (de exemplu, trimestrial). Este opțiunea pentru firme cu costuri mari care doresc să obțină lichiditate rapid.
• 50 EUR – dacă depui cererea pentru întregul an calendaristic (sau restul anului).

Dacă totalul TVA de pe facturile tale este sub 50 EUR pe an, procedura de recuperare nu este disponibilă.

Procedura pas cu pas pentru recuperarea TVA din Germania

Mulți antreprenori cred că trebuie să trimită scrisori fizice la Berlin. Nimic mai departe de adevăr. Întregul proces este digitalizat la nivel european, deși nu este complet trivial.

1. Cererea electronică (VAT-REF)

Pentru a recupera taxa, trebuie să folosești sistemul VAT-REF. Cererea se depune în România, prin portalul Ministerului Finanțelor (e-Deklaracje sau portalul UBD). Autoritatea românească acționează ca „cutie poștală” – verifică statutul tău de contribuabil TVA și transmite cererea electronic către Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) din Germania.

2. Documente necesare pentru recuperarea TVA

Autoritatea germană nu vede documentele tale pe hârtie decât dacă le solicită. În mod normal, trebuie să încarci:

• Scanuri ale facturilor – dacă valoarea netă depășește 1.000 EUR (sau 250 EUR pentru combustibil), sistemul cere scanarea facturii.
• Originale ale facturilor – de obicei copii digitale de calitate sunt suficiente, dar BZSt poate cere originalele prin poștă dacă există dubii.
• Factură corectă (Rechnung) – trebuie să conțină date complete ale firmei tale, codul fiscal cu prefixul RO, rata și suma TVA germană.

3. Probleme frecvente și respingerea cererii

De ce multe cereri depuse în mod independent sunt respinse? Principalele motive sunt:

• Erori formale pe facturi – greșeli de scriere, lipsă de cod fiscal UE sau calcul incorect al taxei.
• Lipsă de răspuns la solicitări – BZSt poate trimite întrebări (de ex. clarificarea naturii serviciului). Ne-răspunsul în termenul de 1 lună duce la respingere automată.
• Coduri de clasificare greșite – dacă înregistrezi o cheltuială de „combustibil” sub codul de „reprezentare”, sistemul poate respinge cererea.

Fă-o singur sau cu un specialist? Costul recuperării TVA din Germania

Antreprenorii se confruntă adesea cu dilema: să încerce să completeze cererea singuri și să economisească comisionul, sau să încredințeze procesul experților?

Riscuri ale abordării independente

Completarea cererii pe cont propriu nu înseamnă doar timp petrecut la calculator. Un singur greșeală poate bloca recuperarea a zeci de mii de euro pentru luni. Dacă nu stăpânești limba germană a administrației fiscale, apelarea la o decizie negativă (Einspruch) devine dificilă și costisitoare.

De ce să alegi ajutorul German Tax?

Asistența profesională în recuperarea TVA din Germania înseamnă siguranță și „liniște sufletească”.

• Verificare preliminară: Analizăm fiecare factură, corectăm eventualele erori înainte ca autoritatea germană să le respingă.
• Monitorizare a termenelor: Supraveghem data de 30 septembrie și toate termenele de răspuns către BZSt.
• Comunicare cu BZSt: Gestionăm corespondența în limba germană, asigurându-ne că toate solicitările sunt îndeplinite.

Costul serviciului este de obicei un procent din suma recuperată și se plătește doar în cazul în care procedura se finalizează cu succes. Având în vedere riscul de a pierde întregul refund din cauza unor erori formale, investiția se amortizează rapid.

Întrebări frecvente (FAQ)

Ce documente sunt necesare pentru recuperarea TVA din Germania?

Baza sunt facturile de achiziție (Rechnungen) și documentele vamale (dacă bunurile au fost importate). Documentele trebuie să fie lizibile și să conțină toate datele cerute de lege (cod fiscal al vânzătorului și al cumpărătorului, dată, număr, tipul bunului, rata TVA).

Trebuie să fiu plătitor de TVA în România pentru a recupera TVA din Germania?

Da. Procedura VAT-REF este destinată contribuabililor activi ai TVA în țara de reședință. Dacă în România beneficiezi de scutire de TVA, nu ai dreptul la recuperarea taxei din străinătate în acest mod.

Cât durează procedura de recuperare a TVA din Germania?

În mod standard, BZSt are 4 luni pentru a emite o decizie de la primirea cererii complete. Dacă există solicitări suplimentare de documente, procesul poate prelungi până la 8 luni.

Se poate recupera TVA pentru hoteluri în Germania?

Da, dar trebuie să ții cont de ratele diferite. Serviciul de cazare este taxat cu 7%, în timp ce micul dejun și parcarea pot fi taxate cu 19%. Factura hotelieră trebuie să detalieze separat aceste poziții; o factură agregată poate fi contestată de autoritate.

Concluzie

Recuperarea TVA din Germania nu este un „bonus suplimentar”, ci recuperarea fondurilor proprii pe care le-ai blocat în costuri de operare. Pentru o firmă mică de construcții sau transport, sume de 2.000‑5.000 EUR pe an reprezintă capital de lucru esențial pentru investiții, reparații sau prime.

Procedura, deși digitalizată, este plină de capcane legale. Termenele sunt stricte, iar precizia germană nu iartă erorile de cod fiscal sau clasificare. În loc să riști respingerea și să pierzi timp prețios, încredințează sarcina practicienilor.